[:bg]“Гости в блога” е рубрика, където селектираме интересни хора от различни сфери на дейност. Те споделят за вас разнообразни, любопитни и полезни теми, пречупени през гледна им точка и опит.

пробвай coworking с нас

Преди около една година случайно попаднах на видеото на Дебора Рийджъл относно даването и приемането на обратна връзка. Нейната концепция ми допадна, вдъхнових се и направих презентация пред екипа. Една година по-късно за пореден път се убеждавам, че за да научим нещо, а камо ли да започнем да го прилагаме, е нужно много повече от презентация. Затова сега се връщам отново към нея с идеи как да надградим теорията. (Повече за Дебора Рийджъл – тук)
 

Обратна връзка, що е то?

Обратната връзка (същ., на англ. Feedback) е информация относно реакция на даден продукт или изпълнението на задача от човек, която се използва като основа за подобрение.
 

Защо тогава е толкова трудно?


Ако погледнете определението, естествено може да се запитаме защо има толкова стрес покрай този процес? Според Дебора съществува обективен (impersonal) и междуличностен (interpersonal) стрес. Разликата: ако ви се спука гума, сте ядосани на гумата (impersonal), но ако вашият приятел/приятелка е трябвало да занесе гумите за проверка, сте ядосани на гаджето (interpersonal). Обратната връзка попада във втората категория. Междуличностният стрес повишава нивата на кортизол много повече, а времето на възстановяване е много по-дълго. Даването на негативна обратна връзка и получаването на такава се възприема като социално отхвърляне, граничещо с физическа болка. Именно поради това даваме обратна връзка винаги на дадено поведение и никога на личността.
Препоръка: Предайте определението на всички колеги, напишете го на стената или бялата дъска и нека всички го виждат. През последните години даването на обратна връзка се превърна в модерно занимание; на предприемачите се каза, че трябва да търсят и приемат обратната връзка, защото така ще развият бизнеса си. Напоследък обаче виждам, че това се превърна в самоцел. Затова препоръчвам да се търси обратна връзка, когато има определено предизвикателство, и да се дава само когато се поиска. За тази цел е добре обратната връзка да се формализира, да се превърне в процес.
 

Защо обратната връзка е важна?

Организациите, които инкорпорират в своята култура даването и получването на обратна връзка, се радват на определени ползи като:

  • Повишен имунитет
  • По-малко “burnout” (прегаряне)
  • По-малко физически болести
  • Повече дълголетие
  • Повишено удовлетворение от работата

 

Кога да давате?

СЕГА!
Даването на обратна връзка не трябва да е специално събитие веднъж в годината. Хубаво е да се случва често, например в края на изпълнена задача. Също така може да се даде обратна връзка в резултат на променено поведение след дадена първоначална обратна връзка.
Добре е да се даде обратна връзка, когато се забележи модел на поведение. Например: ако забележите негативно поведение веднъж, замълчете; при втория път си кажете – „аха, тук има нещо“; споделете чак на 3-тия път. Какво означава поведение: нещо, което е измеримо, видимо, повтаряемо.
Кога сте закъснели с даванто на обратна връзка? Когато се хванете да си казвате: “Ох, ох, ох, сега не искам да се занимавам с това!”
Препоръка: Даването на обратна връзка е като диетата – колкото по-регулярна е тя, толкова по-лесно ще се възприеме от всички.
 

Кога да НЕ давате?


Не давате, когато сте:

  • Гладни
  • Изморени
  • Самотни
  • Ядосани
  • Давали негативна обратна връзка в голямо количество

Важно е да осъзнаете, че промените в поведението се случват бавно и е добре всеки да работи върху един негативен аспект от своето поведение, защото иначе се стига до блокаж.
NB! Когато давате негативна обратна връзка на поведение, е добре вие самите да олицетворявате очакваното поведение, защото иначе губите авторитет. Представете си, че някой, който редовно закъснява за екипни срещи, изисква от вас да бъдете навреме. Има нещо нередно тук…
Препоръка: Давайте личен пример; това е един от най-силните мотиватори за влияние и промяна на поведението у другите.
 

Развенчаването на “Сандвича”


За сандвича – давате малка доза позитивна обратна връзка, после малко негативна и после отново позитивна връзка. Дебора го нарича сандвичa на вината. Според нея този метод подкопава професионалния ви авторитет, уменията ви да комуникирате, както и “замазва” истинското послание, което искате да отправите. Тя препоръчва просто да увеличите броя позитивна обратна връзка. Ако приемем, че всяко отношение представлява банкова сметка, стремете се да има по-голям депозит. Колкото по-голям е депозитът, толкова по-голямо доверие има между 2 човека. Популярно е разбирането за съотношение 5 към 1: за всяка една негативна обратна връзка, трябва да се дадат 5 броя позитивни.
Препоръка: Не е идеята да броите всички поводи за обратна връзка, а да помислите върху позитивната обратна връзка. Днешно време много по-лесно казваме негативната обратна връзка, но защо ни е толкова трудно да споделяме позитивната. Може би ако си създадем навици да забелязваме добре свършената работа, негативната няма да бъде толкова трудна за комуникиране. Тази техника повдига и въпроса за набл доверие – колко по-лесно е да възприемете негативна обратна връзка от човек, който харесвате, от човек, който знаете че ви мисли добро и ви цени в професионален план.
 

5 елементи на разговора

*преди това

  • Поискайте разрешение – сега подходящо време ли е да поговорим?
  • Кажете защо давате обратна връзка – кажете го първо на себе си, за да сте напълно наясно с мотивите си.
  1. Какво – казвате наблюдаваното поведението и спирате да говорите;

Например: Иване, забелязах че прекъсна нашия клиент в разговор 5 пъти.
Имайте предвид, че това може да сработи само при хора, които могат сами да коригират поведението си, себеосъзнати са и могат да се поправят без допълнителна намеса.

  1. Какво в сравнение с какво = динамична обратна връзка; поведението с/у каквото сте се съгласили;

Например: Веднъж е дискутирано в екипа, че срещите ще се случват 9:30ч. точка и всички са се подписали; това е законът. Може да държите отговорен всеки, които не го спазва. От друга страна този елемент е важен и за вас самите, защото може да се запитате дали правилно и добре сте комуникирали закона и да предприемете стъпки в съответната насока.

  1. И какво – казвате резултата от поведението върху управителя, екипа, организацията, клиента, върху тях самите; изберете това, което ще резонира най-добре с човека.
  1. Какво знам за теб = оазис в негативния разговор; запитвате се какво знаете за характера на човека, какво е истина; слагате поведението в контекст, а не генерализирате;

Например: Иване, знам, че ти цениш най-много щастието на нашите клиенти, затова се изненадах като ги прекъсна 5 пъти.

  1. Сега какво – планирате какво следва заедно; съгласявате се как ще продължите и дискутирате промяната на поведението; създавате ясен план с конкретен времеви рамки;

*след това

  • Благодарете!

 

Защо е важно да търсите активно обратна връзка?

Хората, които го правят:

  • Са по-доволни от работата си;
  • Демонстрират по-високи показали особено когато търсят негативна обратна връзка;
  • По-бързо се адаптират в нова роля и в нова организация;
  • Са по-творчески в работата си;
  • Намаляват текучеството;

 

10 начина как да търсите обратна връзка и да я получавате добре

  1. Приемете “growth mindset” – начин на мислене, при който вярвате, че винаги има какво още да се научи с/у “fixed mindset” – всичко знам, всичко съм научил;
  2. Мислене по подразбиране “default thinking” – променете гледната си точка към обратната връзка; възприемете го като възможност за учене и развитие;
  3. Включете обратната връзка в много активности;
  4. Отделете човека, който дава обратната връзка, от съдържанието – ако човекът, който ви дава обратна връзка, не ви допада, запитайте се: кои 2% от казаното може да са истина?
  5. Запитайте се какъв е вашият принос – не мислете само за вина и обида, а поемете отговорност;
  6. Слушайте обратната връзка – не се защитавайте;
  7. Задавайте въпроси, за да разберете целта – бъдете любопитни;
  8. Разберете вашите “слепи места”;
  9. Практикувайте повече “кажи ми повече” и дишайте;
  10. Учете другите на тези умения;

 

Заключение

Обратната връзка е ценна и важна само когато и 2-те страни осъзнават нейното значение и смисъл и колкото по-скоро започнем разговори в тази насока, толкова по-естествено ще се случат нещата по-горе. Обратната връзка е основа за създаване на култура на доверие, без която иновациите и творчеството не биха били възможни. Предприемачите, които са перфектни в създаването на продукти, се сблъскват с предизвикателствата на съвременния лидер – как да показваме емпатия не само към своите клиенти, но и към своите колеги?

Елена Николова е съосновател на Escreo – стартираща компания, която помага на хората да се изразяват по-лесно, като им позволява да пишат и рисуват по стените. Част от организацията на Rails Girls Sofia. Обича тениса, пътешествията, а от време на време и пише в своя блог „Stubburn penguins can fly“. А от относително скоро – танцува и танго💃!
 
Други статии от Елена в рубриката ни гости в bloga:

 [:]